כמו שאמר מרפי לא אחת וכולנו מאמצים בעל כורחנו על בסיס יומיומי – מה שיכול להשתבש, סביר שישתבש. וכמובן, תמיד זה יקרה בתזמון הגרוע ביותר מבחינתכם. נגיד כשאתם בשיא העונה, בשיא של המכירות, או דווקא בעיצומו של משבר תקשורתי כזה או אחר.
אז מה עושים? לשם כך הומצאה מתודולוגיית ניהול הסיכונים. כשם שאתם מבטחים את הבריאות שלכם או את תכולת הבית, כך טיפול מקדים באספקטים קריטיים בהתנהלות השוטפת של הארגון שלכם תגן עליכם מהלא נודע. ובעצם, אם תחשבו על זה לרגע, המטרה היא להפוך את הלא נודע לנודע – לנסות לחשוב מראש מה יכול להשתבש – ומה תהיינה ההשלכות.
וזה לא מובן מאליו כמו שאתם עלולים לחשוב, ראה פוסט קודם שלי "מה הקשר בין ספינר לניהול סיכונים?"
איך עושים את זה? איזו שיטה לבחור? מה כדאי להכניס למשוואה ומה להשאיר בחוץ? ריכזנו עבורכם 7 תובנות שנאספו מעבודה עם ארגונים שונים, במסגרת המעבר לתקן ISO 9001:2015 ופרויקטים נוספים בתחום ניהול סיכונים.
הגדרת 7 הסוגיות הבאות תאפשר לכם להתוות תהליך ניהול סיכונים בצורה פשוטה ומובנית:
1. הגדרת הצורך לניהול סיכונים
שאלו את עצמכם: לאיזה צורך מתבצע הליך ניהול סיכונים ובאיזו רמה? כך תדעו איזו שיטה לבחור, ומה האאוטפוט הדרוש לכם. הצורך יכול להיות באחת מהרמות הבאות (רשימה חלקית):
- ניהול סיכונים ברמת כלל החברה (ERP – Enterprise Risk Management)
- ניהול סיכונים ברמה תפעולית תהליכית
- ניהול סיכונים ברמת מוצר או ברמת המערכת
- הצורך מכתיב את סוג הסיכונים לניתוח ושיטת ניהול סיכונים שתיבחר.
בשלב זה מוגדרים כאמור סוגי הסיכונים הרלוונטיים, למשל, סיכוני בטיחות, סיכונים פרויקטליים, סיכוני ציות ועוד. חשוב לציין שארגונים נחשפים גם לסוגים חדשים של הסיכונים, למשל סיכונים דיגיטליים וההיערכות של הארגון לטרנספורמציה דיגיטלית בהקשר זה.
2. שלב במחזור חיי המוצר
סוגיה נוספת שיש לקבל לגביה החלטה היא עבור איזה שלב במחזור חיי המוצר ((Product Life Cycle תרצו לבצע הליך ניהול סיכונים. למשל:
- תכן ופיתוח
- שלבי ייצור
- שירות
- מכירות
- שלבי תחזוקה/שימוש אצל הלקוח
- עבור השילוב בין השלבים השונים
3. השיטה
מתוך מגוון השיטות הקיימות – מהי השיטה שמתאימה ביותר לצורך שהגדרתם בסעיף הקודם? שיטות לדוגמא:
- What if Analysis
- FMEA – Failure Mode and Effect Analysis
- Job Safety Analysis
4. תקן מחייב
האם קיימת רגולציה שמחייבת סוג מסוים של ניהול סיכונים כלומר תקנים, תקנות, הוראות המחייבות או הממליצות בנושא שהלקוח או הרגולטור מנחה באמצעותם? לדוגמא:
- ISO 31000
- COSO II
- ISO 9001:2015.
5. ניתוח סיכונים
בשלב זה יש לבצע הערכה כמותית של הסיכונים. ישנן שיטות ופרמטרים שונים להערכה, רובן בין היתר משקללות את חומרת הנזק עם ההסתברות להיווצרותו. ואולם, קיימות שיטות בהן מתווספים פרמטרים נוספים כגון יכולת גילוי, סיכון שיורי ועוד.
גם סקלות ההערכה יכולות להיות שונות, החל מסקלה בסיסת של 3 שלבים: נמוך, בינוני וגבוה, ועד ל-10 דירוגים מדויקים יותר.
6. תכנית פעולה
הצעד לפני האחרון הוא קביעת תכנית פעולה להמשך, שמסייעת למקבל ההחלטות למזער את הסיכונים. למשל:
- במהלך התכן – כיצד לתכן מוצר/תוכנה יותר מדויקים?
- בתהליך היצור – כיצד למנוע פגומים וטעויות?
- במהלך השימוש אצל הלקוח – כיצד להנחות את הלקוח בשימוש נכון במוצר?
התכנית יכולה להיות גם רחבה יותר, כמו DRP – Disaster Recovery Plan או תכנית למזעור הסיכונים עם בקרות מפורטות.
7. מנגנון ניהול סיכונים
חשוב להגדיר כיצד בא לידי ביטוי תחום ניהול הסיכונים ב-DNA הארגוני בצורה שיטתית ויעילה. לצורך כך חשוב לקבוע:
- גורמים מקצועיים שיהיו אחראיים על ניהול הסיכונים
- תהליך מוגדר, לרבות RRB – Risk Review Boards
- לוחות הזמנים ועוד
מאיפה מתחילים?
הגדרת 7 הסוגיות לעיל חשובות לצורך קביעת הדרך לניהול סיכונים שיטתי ומקיף. נקודת התחלה מהותית וטובה מבחינתכם היא הירתמות וקבלת "גיבוי" ההנהלה בנושא, שתגדיר גם את החשיבות, הגורמים האחראים וכן פורומים שוטפים בהם ינותחו תוצאות ההליך, על מנת להפיק ממנו את הערך המוסף האמתי.
מילות סיכום
אם נחזור רגע למרפי, הרי שההנחה שסטטיסטית מתישהו זה יקרה, רק השאלה מתי. תמיד עדיף להשאיר את השליטה בידיים שלכם, באופן שיאפשר לכם להיערך מבעוד מועד, ולפרוס את ה״עלות״ של הסיכון או הטיפול בו לאורך זמן.
מקווה שהחשיבה מבעד מועד על הדברים תסייע לכם למנוע או להיערך לתרחישים השונים בעבודתכם.
אם אתם מתלבטים כיצד לנהל סיכונים בארגונכם, תשאירו לנו פרטים וניצור אתכם קשר .
הכותבת היא ילנה וילנצ'יק- מנכ"לית חברת ייעוץ אפקטיבנס.
